"Безопасность жизнедеятельности", №10, 2023

УДК 331.45 (681.3)

Е. В. Майорова, инженер-программист, e-mail: e.mayorova@1c-prombez.ru,

В. В. Фролов, генеральный директор, ООО "Производственная безопасность и экология", Москва

В ногу со временем: электронный документооборот в сфере охраны труда

Рассмотрены  исторические  тенденции  развития  электронного  документооборота,  аспекты и особенности перехода на электронный документооборот в сфере охраны труда в соответствии с законодательством, проанализированы виды документации по охране труда, представлены результаты исследования по выбору информационной системы, их сравнительный анализ. На основе анализа наилучших доступных программных продуктов обоснован выбор информационной системы для перехода на электронный документооборот, позволяющий получить оптимальное решение при комплексном переходе на электронный документооборот и цифровизацию процессов по охране труда.

Ключевые слова: охрана труда, электронный документооборот, информационная система, цифровизация, автоматизация, цифровая трансформация, искусственный интеллект, развитие, сфера трудовых отношений, электронный документ, программный продукт

Введение

Требования по охране труда в организации устанавливаются локальными нормативными актами работодателя, в том числе правилами (стандартами) организации и инструкциями по охране труда. В свою очередь все локальные документы по охране труда в организации создаются на основании государственных нормативных требований в сфере охраны труда.

Локальные документы по охране труда по времени создания можно разделить на несколько основных видов.

1. Документы, оформляемые периодически (например, ежегодная отчетность, комплект документов по планированию мероприятий по охране труда, по проведению специальной оценки условий труда, оценки рисков, инструкции по охране труда, по обучению и медосмотрам и др.).
2. Документы, непосредственно  связанные с приемом сотрудников (комплект документов по обучению, медосмотрам, средствам индивидуальной  защиты,  ознакомлению  сотрудников с требованиями охраны труда и др.).
3. Текущие документы, изменяемые в процессе реального времени (документы по учету и контролю выполнения мероприятий и др.).
4. Внеплановые документы (документы по несчастным случаям, профессиональному заболеванию, микротравмам и др.).
5. Документы, создаваемые на основании выявленных нарушений (предписания, приказы, список мероприятий).
6. Документы, связанные с изменением законодательства по охране труда.
   
   

Анализируя объем документов, подлежащих созданию в организации согласно действующему законодательству, можно сделать вывод, что это величина не фиксированная, а зависящая от многих факторов: текучести персонала, количества видов деятельности, количества несчастных случаев и др. Число создаваемых документов в зависимости от текущей ситуации может увеличиваться в разы и превышать возможности работников службы охраны труда сделать все документы в срок, поэтому оптимизация трудозатрат и автоматизация процессов в этой сфере всегда актуальны.

В прошлом веке документы по охране труда писали вручную, печатали на пишущих машинках, для записей использовали амбарные книги. С появлением персональных компьютеров для оптимизации времени работы с документами по охране труда стали использоваться табличные и текстовые редакторы. На данном этапе оптимизация решалась путем использования сохраненных шаблонов текстовых документов и постоянного внесения в таблицы обновленных данных с бумажных документов для учета выполнения мероприятий. Собранные в одном месте данные давали возможность планирования и отслеживания мероприятий по срокам и своевременности оформления периодических документов. Несмотря на дополнительные затраты времени на ведение таблиц (по сути, дублирование данных), эти инструменты до сих пор еще используют в работе в некоторых организациях.

В настоящее время бумажный документооборот уходит в прошлое и автоматизации по ведению данных по охране труда с помощью текстовых редакторов и таблиц давно уже недостаточно, требуется цифровизация процессов. В 2019 г. в целях обеспечения ускоренного развития искусственного интеллекта в Российской Федерации, проведения научных исследований в области искусственного интеллекта, повышения доступности информации и вычислительных ресурсов для пользователей, совершенствования системы подготовки кадров в этой области была создана Национальная стратегия развития искусственного интеллекта на период до 2030 года [1], и цифровая трансформация была определена национальной целью развития Российской Федерации на период до 2030 года [2].

В 2021 г. распоряжением Правительства РФ от 06.11.2021 № 3144-р было утверждено "Стратегическое направление в области цифровой трансформации социальной сферы" (далее — стратегическое направление), относящееся к сфере деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации [3]. Одним из вызовов цифровой трансформации является обеспечение ведения электронного кадрового документооборота работодателями и работниками.

В целях создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов между работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, в состав стратегического направления вошел Проект "Электронный кадровый документооборот" (п. 3 прил. 1) [3].

Цель исследования: определить оптимальный способ перехода на электронный документооборот в сфере охраны труда.

Объекты и методы исследований

Объектом исследования стал документооборот в сфере охраны труда и поиск оптимального способа для перехода от бумажного документооборота к электронному. В 2021 г. в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее ТК РФ) были внесены изменения, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений [4], и работодатели получили право вести электронный документооборот в области охраны труда (ст. 214.2) [5].

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы) (ч. 1 ст. 22.1) [5].

Исключениями в части ведения электронного документооборота в сфере охраны труда являются: акт о несчастном случае на производстве по установленной форме и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником (ч. 3 ст. 22.1) [5] — эти документы на сегодняшний день должны оформляться на бумажном носителе. Так чем же лучше электронный документооборот? Сравнение электронного документооборота с бумажным приведено в таблице. Исходя из анализа данных таблицы можно сделать вывод, что электронный документооборот имеет значительные преимущества по сравнению с бумажным.

Если работодатель принял решение о введении электронного документооборота, то для перехода на электронный документооборот в организации согласно (ст. 22.2) [5] необходимо:

• оформить локальный нормативный акт о введении электронного документооборота;
• утвердить порядок осуществления электронного документооборота;
• уведомить каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и о праве работника дать согласие на указанное взаимодействие;
• получить от работника письменное согласие; согласие не требуется, если лицо принимается на работу после 12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа (ч. 5, ч. 7 ст. 22.2) [5].

В локальном нормативном акте должны быть указаны сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой будет осуществляться электронный документооборот (ст. 22.2) [5]. Работодатель сам выбирает информационную систему. Информационная система должна обеспечить подписание электронного документа, хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (ст. 22.1) [5].

Сравнение основных характеристик электронного и бумажного документооборота

 Как выбрать информационную систему для ведения документооборота по охране труда? При выборе информационной системы для электронного документооборота нужно понимать, для каких документов система будет использована.

В рассматриваемом случае информационная система нужна для ведения документации по охране труда: локальные нормативные акты по охране труда, с которыми необходимо знакомить работников, и прочие документы по охране труда (планы мероприятий, различные списки и др.). Локальные нормативные акты — это документы, которые регламентируют деятельность работников внутри организации (внутренний документооборот). 

Подписывать документы в информационной системе нужно будет работодателю и работникам. Согласно (ст. 22.3) [5] для подписания перечисленных внутренних документов организации может применяться простая электронная подпись. Для этого соглашением сторон трудового договора должны быть установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ст. 5) [6], т. е. в качестве простой электронной подписи может быть использован логин и пароль пользователя информационной системы работодателя. 

Подписание документов, создаваемых в информационной системе для передачи в другие организации, осуществляется в соответствии с государственными нормативными актами. Например, согласно Приказу Минздрава России от 20.05.2022

№ 342н [7]: "Направление на психиатрическое освидетельствование может быть сформировано в форме электронного документа с использованием простых электронных подписей работодателя (его уполномоченного представителя) и работника (при наличии технической возможности)".

При выборе системы для электронного документооборота по охране труда следует детально ознакомиться с имеющимися информационными системами, каждой из которых свойственны свои преимущества, отличия и особенности.

Существуют системы документооборота, которые можно назвать универсальными, так как они позволяют обмениваться уже сформированными ранее документами без привязки к контексту и предметной области, но все равно каждая имеет свои особенности, например:

1С: Документооборот — Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность [8]; Контур Диадок — система электронного документооборота (обмен счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге) [9];

Такском — система электронного документооборота с клиентами, партнерами и филиалами компании [10].

Есть системы, которые автоматизируют определенные процессы и предназначены для решения определенных задач, например процессы по охране труда, бухгалтерскому учету, заработной плате и т. д. В отличие от перечисленных выше систем документооборота они имеют более узкую специализацию по работе с документами, но позволяют полностью автоматизировать и систематизировать все процессы по специфике работы в данной сфере, проводить работы с электронными документами, начиная от создания, согласования, подписания и заканчивая хранением, автоматическим поиском электронных документов и созданием отчетности по данным документов.

Например, рассмотрим одну из автоматизированных систем по охране труда. "1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП" — программа для построения корпоративных систем управления процессами охраны труда, охраны окружающей среды, промышленной и пожарной безопасности [11].

Определим, в чем отличие инструментария программного продукта "1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП", предназначенного для решения задач, связанных с охраной труда и производственной безопасностью, от классического электронного документооборота? Система управления охраной труда — комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов (ст. 217) [5]. Система "1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП" является не только инструментом обмена электронными документами, а единым информационным полем для комплексной работы по производственной безопасности (охране труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности, охране окружающей среды), объединяет все эти элементы сквозным бизнес-процессом. Основной особенностью является именно специфика системы. Цель использования информационной системы для ведения работ по охране труда — это решение всех задач в сфере охраны труда: организация обучения, медосмотров, обеспечения, учета и контроля выдачи средств индивидуальной защиты, учета и расследования несчастных случаев и т. д.

Система "1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП" имеет перечисленные ниже особенности в соответствии со своей спецификой.

1. Система разработана в строгом соответствии с законодательством по охране труда. При изменении законодательства система своевременно актуализируется, обеспечивая возможность автоматически адаптировать процессы и документы под новые требования. Например, при переходе на новый порядок проведения медосмотров [12] в системе предусмотрено сопоставление вредных производственных факторов и видов работ по пунктам приказов Минздравсоцразвития России от 04.2011 № 302н [13] и Минздрава России от 28.01.2021 № 29н [12]. Это позволяет пользователю в минимальные сроки и без лишних трудозатрат формировать в системе новый комплект документов, соответствующий требованиям законодательства.
2. Система позволяет частично или полностью автоматически сформировать документ для электронного подписания и обмена, имеет концептуальную связку с другими документами бизнес-процесса (на уровне планирование— учет—контроль—корректировка), автоматически формировать и заполнять данными имеющиеся в системе готовые шаблоны, бланки документов по охране труда, соответствующие законодательству по охране труда, автоматически планировать мероприятия (по обучению, по средствам индивидуальной защиты, медосмотрам и т. д.), в процессе заполнения документа — контролировать корректность формирования документа.
3. Электронное согласование и подписание документов по охране труда, например, согласование электронного наряда-допуска [14].
4. Наличие отчетов и виджетов по специфике охраны труда, позволяющих проконтролировать выполнение мероприятий по разным направлениям и своевременно принять меры по устранению нарушений.
5. Система напоминаний и оповещений, позволяющая информировать и напоминать пользователю о выполнении запланированных мероприятий.

Результаты исследования

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что к выбору автоматизированной системы нужно подходить очень тщательно, чтобы в итоге функционал выбранной системы максимально охватывал все запросы поставленной задачи и возможные будущие перспективы развития организации. И, если информационная система подбирается для выполнения работы в определенной сфере деятельности, то следует обратить внимание на специализированные программные продукты.

Перед принятием решения о выборе и применении информационной системы целесообразно внимательно ознакомиться с описанием системы и ее тестовой версией. При внедрении новой информационной системы потребуется:

1. Произвести установку системы.
2. Произвести настройку системы:
   • Определить функционал системы, который необходим для ведения документооборота именно в данной организации.
   • Ввести данные по организации, данные о сотрудниках (при необходимости, настроить интеграцию данных с другими системами, например, с кадровой системой для автоматического получения данных о сотрудниках).
   • Создать пользователей системы и настроить их права. Права определяют условия доступа каждого пользователя к данным системы и набор действий,  разрешенных  для  пользователя в отношении объекта данных системы (чтение, запись и т. д.).
   • Заполнить нормативно-справочную информацию, которая содержит различные справочники, применяющиеся при создании электронных документов.
   • Настроить бизнес-процессы (согласование, напоминание, ознакомление).

Все вышеперечисленное в п. 2 можно настроить самостоятельно или воспользоваться "Мастером первоначальной настройки", встроенного в систему. С помощью "Мастера первоначальной настройки" пошагово в удобной и понятной форме пользователь легко сможет заполнить все необходимые данные для начала работы системы.

3. Обучение пользователей работе с системой.
4. Постепенно, по каждому направлению охраны труда (медосмотры, обучение, СИЗ) внести в информационную систему имеющиеся данные за прошлые периоды. Так как большинство мероприятий по охране труда проводятся с определенной периодичностью, эти данные будут являться исходной информацией для автоматического планирования мероприятий будущих периодов.
5. Провести опытную эксплуатацию системы с целью проверки корректности внесенных данных, выявления недочетов и т. д.
   
   

Основной трудностью при внедрении новой информационной системы является учет человеческого фактора: сопротивление сотрудников организации, страх перед нововведениями, нежелание менять привычный ход выполнения работ, недовольство сотрудников из-за временного увеличения объема работ (дополнительная нагрузка по вводу данных в систему, при проведении опытной эксплуатации системы документы ведутся одновременно и в новой системе, и принятым в организации способом). Преодолеть эти трудности помогает закрепленное приказами организации распределение ответственности, соответствующее ролям сотрудников в информационной системе, а также грамотно выстроенная система мотивации. В процессе внедрения и опытной эксплуатации оправдывает себя тактика участия пилотной группы сотрудников из числа наиболее продвинутых IT-пользователей.

Заключение

Время не стоит на месте, и бумажный документооборот уходит в прошлое, уступая место цифровизации и электронному документообороту. Электронный документооборот уверенными шагами входит во все сферы жизни. Ноутбуки и мобильные устройства уже являются неотъемлемой частью работы и дома, об этом свидетельствует множество уже разработанных и применяемых в разных сферах информационных систем. По мнению авторов, развитие в цифровом направлении приведет к полной замене бумажного документооборота на электронный, электронные подписи будут у каждого человека как паспорт или СНИЛС, и очень важно идти в ногу со временем и не отставать!

Список литературы

1. Указ Президента РФ от 10.10.2019 № 490 "О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации" (вместе с "Национальной стратегией развития искусственного интеллекта на период до 2030 года").
2. Указ Президента РФ от 21.07.2020 № 474 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года".
3. Распоряжение Правительства РФ от 06.11.2021 № 3144-р "О стратегическом направлении в области цифровой трансформации социальной сферы, относящейся к сфере деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации".
4. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".
5. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022).
6. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.12.2022) "Об электронной подписи"
7. Приказ Минздрава России от 20.05.2022 № 342н "Об утверждении порядка прохождения обязательного психиатрического освидетельствования работниками, осуществляющими отдельные виды деятельности, его периодичности, а также видов деятельности, при осуществлении которых проводится психиатрическое освидетельствование".
8. Сайт 1C:Документооборот 8. URL: https://v8.1c.ru/doc8/vozmozhnosti-1s-dokumentooborota (дата обращения 04.2023).
9. Сайт КонтурДиадок. URL: http://www.diadoc.ru/ (дата обращения 03.04.2023).
10. Сайт URL: https://taxcom.ru/dokumentooborot/ (дата обращения 03.04.2023).
11. Сайт 1С: Производственная безопасность. URL: https:// http://www.1c-prombez.ru/prod/kompleksnaya-versiya_korp (дата обращения 03.04.2023).
12. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н (ред. от 01.02.2022) "Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня  медицинских  противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры".
13. Приказ Минздравсоцразвития России от 04.2011 № 302н (ред. от 18.05.2020) "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда" (Зарегистрировано в Минюсте России 21.10.2011 № 22111) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2020).
14. Статья "Оптимизация процесса оформления и согласования электронного наряд-допуска". URL: https:// http://www.1c-prombez.ru/pdf/ELECTRONIC%20APPROVAL%20WORK.pdf (дата обращения 03.04.2023).

References

1. Decree of the President of the Russian Federation 490 dated 10.10.2019 "On the development of artificial intelligence in the Russian Federation" (together with the "National Strategy for the Development of Artificial Intelligence for the period up to 2030").
2. Decree of the President of the Russian Federation dated 21.07.2020 No. 474 "On national development goals of the Russian Federation for the period up to 2030".
3. Order of the Government of the Russian Federation dated 06.11.2021 3144-r "On the strategic direction in the field of digital transformation of the social sphere related to the sphere of activity of the Ministry of Labor and Social Protection of the Russian Federation".
4. Federal Law 377-FZ dated 22.11.2021 "On Amendments to the Labor Code of the Russian Federation".
5. " Labor Code of the Russian Federation" dated 12.2001 No. 197-FZ (as amended on 19.12.2022).
6. Federal Law 63-FZ dated 06.04.2011 (as amended on 28.12.2022) "On Electronic Signature"
7. Order of the Ministry of Health of the Russian Federation dated 05/20/2022 342n "On approval of the procedure for mandatory psychiatric examination by employees engaged in certain types of activities, its frequency, as well as the types of activities in which psychiatric examination is carried out".
8. 1C website: Documentooborot 8. URL: https://v8.1c.ru/ doc8/vozmozhnosti-1s-dokumentooborota(date of access 04.2023).
9. KonturDiadok URL: www.diadoc.ru (date of access 03.04.2023).
10. Taxcom URL: https://taxcom.ru/dokumentooborot (date of access 03.04.2023).
11. 1C website: Industrial URL: https://www.1cprombez.ru/prod/kompleksnaya-versiya_korp (date of access 03.04.2023).
12. Order of the Ministry of Health of the Russian Federation of 28.01.2021 No. 29n (ed. of 01.02.2022) "On approval of the Procedure for mandatory preliminary and periodic medical examinations of employees provided for in Part Four of Article 213 of the Labor Code of the Russian Federation, the list of medical contraindications to work with harmful and (or) dangerous production factors, as well as works in which mandatory preliminary and periodic medical examinations are carried out."
13. Order of the Ministry of Health and Social Development of the Russian Federation dated 04.2011 No. 302n (ed. dated 18.05.2020) "On approval of lists of harmful and (or) hazardous production factors and works during which mandatory preliminary and periodic medical examinations (examinations) are carried out, and the Procedure for mandatory preliminary and periodic medical examinations (examinations) of workers engaged in heavy at work and at work with harmful and (or) dangerous working conditions" (Registered with the Ministry of Justice of the Russian Federation on 21.10.2011 No. 22111) (with amendments and additions, intro. effective from 01.07.2020).
14. Article "Optimization of the process of registration and approval of electronic work permit". URL: https://www.1cru/pdf/ ELECTRONIC%20A PPROVA L%20 WORK.pdf (date of access 03.04.2023).